因公出国(境)人员必须在上一年度向学校国际合作与交流部上报本人因公出国(境)任务计划,并获得省外办批准。提前三个月(距出国日期)向国际合作与交流部上交相关因公出国(境)材料,材料不全或时间不足三个月的不予受理,具体流程如下:
(1)单位审批:填写长治医学院教职工因公出国(境)人员审批表,在相关部门签字盖章;
(2)单位公示(在局域网或单位公示栏内公示5个工作日),附《出访人员名单》和《出访日程》;
(3)填报相关材料(此部分材料作为省外办申报的依据,请认真填写);
《山西省因公出国(境)任务申请表(正反面打印)》(本省团和部位团填写此表)或《省内跨市厅局组团出国(境)申报表》(本省双跨团填写此表)、《出访人员名单》、《出访日程》、《费用明细》、《签证申请》、《政审备案表》(一式三份)、邀请函扫描件及翻译件等;
(4)出国申请人持上述材料到国际合作与交流部审核,如审核无误,请提交2寸白底彩照2张、身份证复印件1份、工作证复印件1份、非山西身份证号码需提供户口本复印件1份;
(5)经费审核 在学校计划财务部办理经费审核,材料:经费审批表(国际合作与交流部领取,计划财务部负责人签字盖章),附费用明细表;
(6)上报省外办办理任务批件(副厅及以上职务领导需报教育厅、省政府批准,正厅级任务批件由省委外事领导小组批准),所有材料交至国际合作与交流部上报省外办:专项请示函(长治医学院出文,须特别写明:承诺在境外期间实行团长负责制,遵守法律法规,严守外事纪律、保密纪律,无擅自改变行程、违规绕道、与公务无关的变相旅游等“四风”方面的问题,由团长或指定专人妥善保管证照,做好行前教育培训。),《山西省因公出国(境)任务申请表(正反面打印)》(本省团和部位团填写此表)或《省内跨市厅局组团出国(境)申报表》(本省双跨团填写此表)、《经费审核表》、《公示结果》、邀请函扫描件及翻译件和邀请函的《担保函》;
(7)由申请人本人办理外事培训证、目标责任书、照相、生物信息采集 及安全培训等工作;以下是手续办理的建议流程:
第一步:省外办对外交流中心进行外事纪律培训(上午9点准时开课,地址:迎泽大街366号四层402室 电话:0351-4044030),务必本人参加(副厅级以上领导可免参加外事培训,但需要签订目标责任书),需要携带:任务批件复印件1份、2寸白底彩照一张;团长需签署目标责任书(团长本人须亲自到场签署目标责任书)。
第二步:须携带身份证原件,到省外办照相并进行生物信息采集(迎泽大街366号二层东侧)办理因公护照。信息采集之后,打印护照和签证照片以办理外事教育培训证(生物信息采集时间:上午9:00-11:00);
第三步:携带照片到指定地点办理安全宣教培训证(中泰大厦B座9楼953房间,联系人:张月,联系电话:0351-3583823),须携带:
任务批件复印件1份、2寸白底彩照一张。
办理完成后,将《政审备案表》、外事教育培训证、目标责任书、安全宣教培训证、任务批件的扫描件发至国际合作与交流部邮箱。
(8)办理因公护照;
(9)签证(由省外办负责填签证表,个人提供签证辅助材料:签证须知表和五张空白单位抬头纸);
(10)领取签证(由本人持身份证亲自领取);
(11)购买机票;
(12)出国;
(13)回国后3个工作日内,将护照原件交回省外办,将工作总结纸质版(不少于2000字,一式两份,落款须本人亲笔签名)交至国际合作与交流部,工作总结电子版发送至该部门邮箱。
(国际合作与交流部办公电话:0355-3151098,办公地点:科技楼1305、1306室,邮箱:cygjc1011@163.com)